Об утверждении Положения о формировании и содержании муниципального архива, хранении архивных фондов поселений, входящих в состав территории муниципального образования Пуровский район от 06.11.2008

РАЙОННАЯ ДУМА
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ПУРОВСКИЙ РАЙОН
3 созыва

Р Е Ш Е Н И Е

06 ноября 2008 г. № 293
г. Тарко-Сале

Об утверждении Положения о формировании и содержании муниципального архива, хранении архивных фондов поселений, входящих в состав территории муниципального образования Пуровский район

В целях обеспечения сохранности и учёта архивных документов, комплектования муниципального архива и использования архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в соответствии со статьей 4 Федерального закона Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», пунктом 16 части 1 статьи 15 Федерального закона Российской Федерации от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», статьи 23 Устава муниципального образования Пуровский район, Районная Дума муниципального образования Пуровский район

Р Е Ш И Л А:

1. Утвердить прилагаемое Положение о формировании и содержании муниципального архива, хранении архивных фондов поселений, входящих в состав территории муниципального образования Пуровский район.
2. Опубликовать настоящее решение в районной газете «Северный луч».
3. Настоящее решение вступает в силу со дня его официального опубликования.
4. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на постоянную нормативно-правовую комиссию Районной Думы (О.Г. Бережная).

Глава муниципального образования Пуровский район Д.Н.Кобылкин

Приложение
к решению Районной Думы
муниципального образования Пуровский район
от 6 ноября 2008 года № 293

Положение
о формировании и содержании муниципального архива, хранении архивных фондов поселений, входящих в состав территории муниципального образования Пуровский район

Настоящее Положение о формировании и содержании муниципального архива, хранении архивных фондов поселений, входящих в состав территории муниципального образования Пуровский район (далее – Положение) разработано в соответствии с Федеральными законами: от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами Ямало-Ненецкого автономного округа: от 28.12.2005 № 105-ЗАО «Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе», от 06.12.2005 № 88-ЗАО «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ямало-Ненецкого автономного округа отдельными государственными полномочиями в области архивного дела», Уставом муниципального образования Пуровский район в целях обеспечения сохранности и учёта архивных документов, комплектования муниципального архива и использования архивных документов, находящихся в муниципальной собственности.

1. Основные понятия

Муниципальный архив – структурное подразделение Администрации муниципального образования Пуровский район (далее – Администрации района), которое осуществляет хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Архивный фонд – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия населения муниципального образования Пуровский район, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.
Архивное дело – деятельность органов местного самоуправления, предприятий, организаций, учреждений и граждан в сфере организации хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, имеющий реквизиты, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.
Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
Постоянное хранение архивных документов – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока хранения (бессрочное) на любых видах носителей.
Временное хранение архивных документов – хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Владелец архивных документов – органы местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
Пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления, либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
Комплектование (формирование) муниципального архива – комплекс работ, направленный на систематическое пополнение муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации, включающий в себя определение состава организаций – источников комплектования муниципального архива, организацию работы по экспертизе ценности и упорядочению архивных документов в организациях – источниках комплектования муниципального архива, приём документов в муниципальный архив.
Содержание муниципального архива – деятельность Администрации района по созданию финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учёта и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве, предоставление под архив здания и (или) помещения, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников муниципального архива.

2. Общие положения

2.1. Муниципальный архив возглавляет начальник архива – руководитель структурного подразделения Администрации района. Назначает на должность и освобождает от занимаемой должности начальника и сотрудников муниципального архива Глава муниципального образования Пуровский район (далее – Глава района).
2.2. Полномочия муниципального образования Пуровский район по формированию муниципального архива и хранению архивных фондов поселений исполняются как непосредственно структурным подразделением Администрации района, так и во взаимодействии с муниципальным учреждением культуры "Межпоселенческая центральная районная библиотека". При этом подлинными документами органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий, организаций (далее – организаций) может комплектоваться только муниципальный архив.
2.3. К полномочиям муниципального образования Пуровский район в области архивного дела относятся:
2.3.1. Организация исполнения муниципальных правовых актов, муниципальных целевых программ развития архивного дела и управление архивным делом на территории муниципального образования Пуровский район;
2.3.2. Хранение, комплектование (формирование), учёт и использование архивных документов и архивных фондов органов местного самоуправления, организаций;
2.3.3. Содержание муниципального архива и хранение архивных фондов поселений, входящих в состав территории муниципального образования Пуровский район (далее – поселения);
2.3.4. Выполнение отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, находящихся на территории Пуровского района и относящихся к государственной собственности, с передачей необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических и финансовых средств.
2.4. При изменении структуры Администрации района, предусматривающей ликвидацию муниципального архива, архивные документы в упорядоченном состоянии передаются органу или муниципальному учреждению, уполномоченному на формирование муниципального архива и хранение архивных фондов поселений.
2.5. При изменении структуры органов местного самоуправления поселений, входящих в состав территории муниципального образования Пуровский район, архивные документы в упорядоченном состоянии передаются ими вновь формируемым органам местного самоуправления.
2.6. При реорганизации организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются ими правопреемникам реорганизуемых организаций.
2.7. При ликвидации органов местного самоуправления, организаций документы архивного фонда, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются ими в муниципальный архив.
2.8. При ликвидации зарегистрированных на территории муниципального образования Пуровский район негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы архивного фонда, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки ведомственного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии в муниципальный архив. Основанием передачи является договор между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим, с одной стороны и Администрацией Пуровского района – с другой.
2.9. Документы архивного фонда, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками самостоятельно или могут быть переданы на хранение в муниципальный архив по договору, на основании экспертизы ценности документов, проводимой муниципальным архивом совместно с владельцем архивных документов. Проект договора составляется начальником муниципального архива и подписывается от имени Администрации района.
2.10. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается.

3. Особенности правового положения архивных документов, находящихся в собственности муниципального образования Пуровский район

3.1. К муниципальной собственности муниципального образования Пуровский район относятся архивные документы:
- органов местного самоуправления и организаций;
- хранящиеся в муниципальном архиве, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).
3.2. Архивные документы, находящиеся в муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральными законами.
3.3. В случае приватизации организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются в муниципальной собственности.
3.4. Передача документов муниципального архивного фонда в собственность органов государственной власти, иных органов местного самоуправления регламентируется законодательством и правовыми актами Администрации района.
3.5. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:
- постоянно – в муниципальном архиве;
- временно – в органах местного самоуправления, организациях и создаваемых ими архивах в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

4. Формирование (комплектование) муниципального архива и хранение архивных фондов поселений, входящих в состав территории муниципального образования Пуровский район

4.1. Органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются архивные документы, подлежащие приему на хранение в муниципальный архив, выступают источниками комплектования муниципального архива.
4.2. Список источников комплектования составляет муниципальный архив по согласованию с экспертно-проверочной комиссией службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа и утверждает Глава района.
Включение в список источников комплектования организаций, действующих на территории муниципального образования Пуровский район и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений, граждан, организаций государственного сектора осуществляется на основе договора.
4.3. Документы архивного фонда, находящиеся в муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в органах местного самоуправления, организациях передаются в муниципальный архив.
4.4. Муниципальный архив комплектуется документами на бумажной основе, фото-, кино - и аудиодокументами, копиями документов, на электронных носителях.
4.5. Экспертизе ценности подлежат все документы на носителях любого вида в порядке, установленном законодательством. До проведения экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается
4.6. Источники комплектования муниципального архива в соответствии с правилами, установленными федеральным органом исполнительной власти, специально уполномоченным Правительством Российской Федерации, обеспечивают отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив. Все работы, связанные с передачей документов в архив, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих документы.

5. Содержание муниципального архива муниципального образования Пуровский район

5.1. Администрация района обеспечивает финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для формирования (комплектования), хранения, учета и использования архивных документов, предоставляет для хранения муниципального архивного фонда помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов.
5.2. Штатная численность работников муниципального архива утверждается Главой района.
5.3. Расходы на обеспечение полномочий муниципального образования Пуровский район в области архивного дела предусматриваются бюджетом Пуровского района. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Ямало-Ненецкого автономного округа при реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, спонсорские и иные средства частных организаций.

6. Основные функции муниципального архива муниципального образования Пуровский район

6.1. Основными функциями муниципального архива являются:
6.1.1. Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:
- хранение и учет документов, принятых в архив;
- представление в установленном порядке учетных данных в орган управления архивным делом – Служба по делам архивов ЯНАО;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности;
- подготовка и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в муниципальном архиве;
- хранение документов Архивного фонда Российской Федерации на различных видах носителей, в том числе документов, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;
- хранение архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, в том числе личного происхождения;
- хранение документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования Пуровский район;
- хранение печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды муниципального архива;
- хранение учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;
- приём на депозитарное хранение по согласованию с Главой района при наличии свободных площадей и необходимых условий, документов действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан;
- хранение документов, находящихся в собственности Ямало-Ненецкого автономного округа, на основании договоров между собственником документов и Администрацией района.
6.2. Комплектование архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования Пуровский район, в том числе:
6.2.1. Отбор и прием документов постоянного хранения в архив.
6.2.2. Проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в муниципальном архиве.
6.2.3. Проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу.
6.2.4. Ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования Пуровский район.
6.2.5. Разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов.
6.2.6. Информационное обеспечение, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
- исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам муниципального архива, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов муниципального архива.

7. Доступ к архивным документам и их использование

7.1. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.
7.2. Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов.
7.3. Ограничивается доступ к архивным документам независимо от формы их собственности, содержащим сведения, составляющие государственную тайну и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов и документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения его родственников, ограничение доступа к этим документам может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня их создания.
7.4. Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.
7.5. Муниципальный архив, органы местного самоуправления при наличии соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки (или копии архивных документов), связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства.
7.6. Муниципальный архив предоставляет государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикует и экспонирует архивные документы, готовит справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в отделе документах безвозмездно.
7.7. Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.